Privacyverklaring

1. Onderwerp

In deze Privacyverklaring informeert de vereniging M.H.C Barneveld hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers, bezoekers en gebruikers van haar website, accommodatie, evenementen en andere personen waarvan M.H.C Barneveld persoonsgegevens verwerkt.

Door middel van deze Privacyverklaring geeft M.H.C Barneveld uitvoering aan de informatieverplichtingen van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG”).

In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:

(a) Website: iedere website die door M.H.C Barneveld wordt aangeboden, waaronder www.mhcbarneveld.nl.

(b) Betrokkene: iedere persoon waarvan M.H.C Barneveld als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.

(c) Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.

(d) Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.

2. Algemeen

M.H.C Barneveld verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de in artikel 3 beschreven doeleinden verwerkt. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit de AVG:

(a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;

(b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;

(c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op M.H.C Barneveld rust;

(d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;

(e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan M.H.C Barneveld is opgedragen;

(f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van M.H.C Barneveld of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

3. Doeleinden verwerken persoonsgegevens

M.H.C Barneveld verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:

(a) het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;

(b) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien, het beheer van teams en het bijhouden van beoordelingen van alle spelers ten bate van het maken van een juiste teamindeling voor alle spelers;

(c) het organiseren van evenementen van of op het terrein van M.H.C Barneveld, zoals evenementen voor oud-leden, donateurs, relaties en/of sponsors;

(d) het faciliteren van de activiteiten van diverse doelgroepen binnen M.H.C Barneveld, waaronder de organisatie van evenementen voor deze doelgroepen en het voeren van een ledenadministratie voor deze doelgroepen;

(e) het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten;

(f) het beheer van de organisatie van M.H.C Barneveld, zoals het administreren van de diverse commissies;

(g) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van M.H.C Barneveld, onder meer via elektronische post, digileut of Lisa app;

(h) het screenen van vrijwilligers;

(i) het uitvoering geven van de Statuten en reglementen;

(j) de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;

(k) de personeels- en salarisadministratie van haar werknemers;

(l) de administratie van haar vrijwilligers;

(m) het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of vrijwilliger;

(n) ten behoeve van doeleinden waarover betrokkene vooraf separaat worden geïnformeerd;

(o) het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van M.H.C Barneveld of ten behoeve van evenementen van M.H.C Barneveld;

(p) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.

Persoonsgegevens worden door M.H.C. Barneveld niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

4. Beeld en geluid

Incidenteel worden door M.H.C Barneveld foto's genomen en video’s gemaakt waarop leden van M.H.C Barneveld, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of in de Digileut worden gebruikt of aan sponsors ter beschikking gesteld worden.

Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. M.H.C Barneveld heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd, zoals foto’s ten bate van sponsors bij shirt sponsoring.

5. Cookies

M.H.C Barneveld maakt geen gebruik van zogenaamde ‘cookies’ en maakt ook geen gebruik maken van analytische systemen op haar website.

6. Ontvangers van persoonsgegevens

M.H.C Barneveld deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt.

Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is M.H.C Barneveld gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB en andere clubs.

M.H.C Barneveld stelt het adressenbestand van haar leden en vrijwilligers niet beschikbaar aan haar sponsors of andere organisatie voor mailing. M.H.C Barneveld kan persoonsgegevens aan een derde verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.

M.H.C Barneveld kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de salarisadministratie. Ook kan M.H.C Barneveld ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld aanbieders van cloud computerdiensten. Met verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.

M.H.C Barneveld kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van M.H.C Barneveld in het belang van haar betrokkene is.

7. Bewaartermijn

M.H.C. Barneveld bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in artikel 3 bedoelde doeleinden. Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden gegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn).

8. Beheer persoonsgegevens via Mijn MHCB

Leden en vrijwilligers kunnen de eigen persoonsgegevens zelf inzien en bewerken via hun persoonlijk account op ‘Mijn MHCB’, bereikbaar via de website www.mhcbarneveld.nl.

9. Rechten betrokkene

Betrokken heeft het recht M.H.C. Barneveld te verzoeken om inzage van persoonsgegevens en om M.H.C. Barneveld te verzoeken om rectificatie of wissen van de persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt.

Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Indien betrokkenen om de verstrekking van persoonsgegevens wordt verzocht, zal M.H.C. Barneveld de gegevens die optioneel zijn als zodanig identificeren. De gegevens die bij aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en die niet als optioneel zijn geïdentificeerd, heeft M.H.C. Barneveld nodig om aan haar wettelijke plichten te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten reglementen van M.H.C. Barneveld. Indien deze verplichte gegevens niet worden verstrekt, is M.H.C. Barneveld gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.

10. Contact

Verzoeken aan M.H.C. Barneveld met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan [email protected] of per post aan M.H.C. Barneveld, Postbus 2039, 3770 CA Barneveld.

11. Wijzigingen

M.H.C. Barneveld behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen.